Projeto é sinônimo de prazo, por isso, todo profissional que trabalha nessa área sempre afirma categoricamente que preferia que o dia tivesse mais de 24 horas. É claro que isso não é possível, mas a gestão de tempo pode fazer toda a diferença para garantir o máximo de eficiência possível. Assim, cada segundo voltado aos projetos da empresa podem se tornar verdadeiros minutos.
Certamente, a gestão de projetos e a gestão de tempo andam em conjunto. Empresas que conseguem administrar bem o fluxo das tarefas garantem mais qualidade, mais eficiência na aplicação de recursos e, é claro, resultados muito maiores.
Por isso, resolvemos trazer, nesse post, algumas dicas sobre o assunto para que você organize seus projetos adequadamente. Confira!
Tenha um bom planejamento
É claro que inúmeras demandas podem surgir em cima da hora, no entanto, se o gestor já possui uma situação organizada, ele pode manejar os recursos de uma maneira muito mais satisfatória. Portanto, o primeiro passo para gerir os seus projetos é planejar e organizar com cuidado todas as demandas atuais.
É preciso separar equipes por qualificações técnicas, com uma hierarquia interna claramente estabelecida. Além disso, cada projeto precisa ter um orçamento estimado. A tarefa pode parecer difícil, mas a tecnologia pode ajudar muito. Vamos abordar esse tópico em seguida.
Conte com o apoio da tecnologia
Em primeiro lugar, é fundamental ressaltarmos a importância da tecnologia em todo o processo de gestão de tempo. Hoje, existem softwares destinados exclusivamente para a organização de projetos, por exemplo. Com eles, é possível acompanhar o progresso de cada uma das atividades, manejar equipes e controlar recursos.
É importante destacar, ainda, que a tecnologia já não é mais um diferencial para as organizações, mas uma obrigação. Até mesmo os pequenos negócios já contam com softwares para otimizar os processos, portanto, para se manter em pé de igualdade e garantir a competitividade da empresa, é preciso investir na automatização.
Defina as metas SMART
Definir metas com precisão também é uma excelente maneira para garantir bons resultados. Quando as metas são irreais, o desestimulo e a desistência entre os colaboradores serão apenas algumas das consequências.
Por isso, recomenda-se que as metas da organização sejam definidas de acordo com o padrão SMART. Basicamente, essa é uma sigla que contém todos os elementos que devem estar presentes em uma meta. SMART traz os conceitos de:
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Especificidade (Specific);
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Mensurabilidade (Measurable);
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Atingibilidade (Attainable);
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Relevância (Relevant);
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Temporalidade (Time-based).
Crie uma cultura organizacional forte
Claro que, para fechar os projetos no prazo, é preciso contar com uma equipe que se comprometa com as tarefas. Por isso, é muito importante reforçar a cultura organizacional. Todos os colaboradores precisam estar cientes do seu papel na conclusão de cada uma das metas e dos objetivos organizacionais.
Uma boa forma para trabalhar a cultura da empresa é realizar os treinamentos comportamentais, uma capacitação que tem como objetivo exclusivo a transmissão de valores do empreendimento.
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