No começo, com um ou dois projetos na carteira, é fácil gerenciar as tarefas. Basta anotar as atividades em uma agenda e se recordar dos prazos para não atrasar. Mas como fazer quando os clientes começam a aparecer e a agenda e a caneta não dão mais conta do recado?
Imagine ter que fazer contato com fornecedores, fechar orçamentos, visitar locais, elaborar plantas e projetos de cinco, dez ou quinze clientes diferentes? Para que você consiga fazer uma boa gestão de projetos em arquitetura, é preciso focar em uma palavra: organização.
No post de hoje, vamos dar 5 dicas de como se organizar para que consiga ter um bom desempenho em seus projetos, agregando maior qualidade ao produto final. Confira:
Organize o seu local de trabalho
O primeiro passo para poder organizar a sua rotina, suas atividades e tarefas é organizar o local onde você trabalha. Um ambiente bagunçado, com excesso de papéis, materiais, caixas e objetos espalhados é um prenúncio para que essa desorganização também afete o seu trabalho e o relacionamento com os clientes.
Mantenha uma mesa limpa, documentos etiquetados e guardados em pastas ou caixas, computador com arquivos organizados, em que seja fácil encontrar uma informação.
Também vale lançar mão de componentes para ajudar nessa organização, como um quadro branco, caixas de arquivo e uma parede livre para anotações, uso de post-its ou outros itens que te ajudem a lembrar de compromissos e atividades pendentes.
Defina suas prioridades
Outro aspecto que ajuda na organização das tarefas e dos compromissos é definir, dentre as diversas atividades que aparecem durante todo o dia, quais são as prioritárias. Liste todas as tarefas que você tem que fazer naquele dia e classifique-as entre urgentes, importantes e menos importantes.
Feito isso, organize as atividades urgentes por ordem de importância — e mãos à obra.
Utilize a tecnologia para organizar suas tarefas
Depois de reconhecer que a agenda não vai dar conta de todas as atividades que você tem que realizar no dia, na semana e no mês, e que fazer essa organização de forma manual vai demandar tempo e esforço, é hora de apostar em um recurso infalível: a tecnologia.
Hoje em dia, existem milhares de opções de aplicativos que podem te ajudar a organizar a gestão de projetos em arquitetura — desde o armazenamento de informações importantes, elaboração de apresentações, até mesmo de agendas eletrônicas e ferramentas de gestão para sua empresa. Confira 3 delas:
- Google Agenda: crie compromissos com data e horário certos, compartilhe com as pessoas que vão participar junto com você, anexe notas e documentos para nunca ficar na mão quando tiver uma reunião ou uma apresentação de projeto.
- Prezi: versão melhorada e com muito mais recursos que o PowerPoint. Ideal para apresentações de novos projetos de forma simples, mas que causam impacto.
- Dropbox: serviço de armazenamento e compartilhamento de arquivos baseado no conceito de computação em nuvem. Com isso é possível acessar qualquer documento de qualquer lugar que tenha acesso à internet.
Otimize o seu tempo na gestão de projetos em arquitetura
Além de arrumar o ambiente de trabalho e os compromissos, outro ponto fundamental para conseguir colocar a rotina nos eixos e organizar suas atividades é a otimização do tempo.
Priorizar compromissos urgentes, eliminar aqueles que não têm tanta importância, acordar mais cedo, delegar tarefas, se comprometer somente com o que pode cumprir são alguns dos hábitos que você deve adotar.
Essas são algumas dicas importantes para você não ficar sobrecarregado e conseguir ter tempo para todos os compromissos que marcou. Gestão de projetos em arquitetura e otimização do tempo devem sempre andar juntos.
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